Skip to content
VIIS

Tietosuojaseloste

Päivitetty 26.8.2026. Tämä seloste koskee getviis.com-sivustoa ja Viis-palvelua.

Rekisterinpitäjä

KKG Fagerholm Oy (“KKG Consulting”), y-tunnus 3466687-1
Mäkitie 5, 68580 Luoto / Larsmo
Yhteydenotot: contact@getviis.com

Mitä tietoja käsittelemme

Pilottilomake

Keräämme nimen, yrityksen, työsähköpostin, WhatsApp-numeron, käytössä olevan taloushallintojärjestelmän, käyttäjien määrän ja sen, minkä ominaisuuden haluat ensimmäisenä. Lomake lähetetään sähköpostitse KKG Fagerholm Oy:lle ja tallennetaan sivuston tietokantaan, jotta yhteydenotto ei jää saamatta sähköpostin katoamisen vuoksi. Käytämme tietoja vain käyttöönottoon ja yhteydenpitoon Viisistä. Käsittelyperuste: sopimusta edeltävät toimet ja oikeutettu etu (GDPR 6 art. 1 b ja f kohta).

Sivuston demo

Etusivun demo käyttää keksittyä esimerkkiyritystä. Kirjoittamasi viestit lähetetään palvelimemme kautta Googlen kielimallille (Gemini) vastauksen muodostamiseksi. Tallennamme koko keskustelun, siis kysymyksesi ja demon vastaukset, nähdäksemme mitä ominaisuuksia ihmiset haluavat. Yhden demokeskustelun viestit ryhmitellään satunnaisella tunnisteella, joka syntyy selaimessasi, vaihtuu kun aloitat alusta ja katoaa kun suljet välilehden. Keskusteluun ei tallenneta IP-osoitetta, nimeä eikä mitään muuta, mikä yhdistäisi sen sinuun. Käyttörajojen valvontaan käytämme väliaikaista, suolattua tiivistettä IP-osoitteesta (enintään vuorokauden ajan). Demo ei ole yhteydessä mihinkään oikeaan taloushallintojärjestelmään. Älä kirjoita demoon luottamuksellisia tietoja. Käsittelyperuste: oikeutettu etu (GDPR 6 art. 1 f kohta).

Palvelinlokit

Sivuston ylläpito tuottaa tavanomaisia lokitietoja (IP-osoite, aikaleima, haettu sivu, selaintunniste) palvelun toimivuuden ja tietoturvan varmistamiseksi. Lokitietoja syntyy sekä palvelimella että sisällönjakeluverkon (Bunny CDN) reunapalvelimilla, jotka välittävät sivuston kävijöille. Säilytysaika 90 päivää. Käsittelyperuste: oikeutettu etu (GDPR 6 art. 1 f kohta).

Evästeet ja analytiikka

Sivusto käyttää Google Analyticsia Google Tag Managerin kautta kävijämäärien seurantaan. Googlen analytiikka ladataan vasta, kun hyväksyt sen evästeilmoituksessa; jos kieltäydyt, mitään ei ladata Googlelta eikä analytiikkaevästeitä aseteta. Valintasi tallennetaan omaan evästeeseen 180 päiväksi, ja voit muuttaa sitä alatunnisteen Evästeasetukset-linkistä. Markkinointievästeitä ei käytetä. Kirjasimet ladataan omalta palvelimelta. WordPress voi asettaa teknisesti välttämättömiä evästeitä kirjautuneille ylläpitäjille.

Viis-palvelun käyttö (asiakasyritykset)

Kun yritys ottaa Viis-palvelun käyttöön, palvelussa käsitellään käyttäjien puhelinnumeroita, WhatsApp-viestien sisältöä sekä asiakkaan taloushallintojärjestelmästä haettuja tietoja. Näissä käsittelyissä asiakasyritys on rekisterinpitäjä ja KKG Fagerholm Oy käsittelijä; käsittelystä sovitaan erillisellä tietojenkäsittelysopimuksella (DPA). Jokainen palvelussa tehty toimi kirjataan tapahtumalokiin, jonka jälkikäteinen muuttaminen paljastuu (lokimerkinnät on ketjutettu tiivistein).

Säilytysajat

Henkilötietojen käsittelijät

Käsittelijöiden vaihtumisesta ilmoitetaan asiakkaille etukäteen tietojenkäsittelysopimuksen mukaisesti. Tietoja ei myydä eikä luovuteta kolmansille markkinointitarkoituksiin.

Tietojen sijainti ja siirrot EU:n ulkopuolelle

Sivusto toimii EU-alueella (Suomi) sekä Viis-palvelun sovellus ja tietokanta EU-alueella (Tukholma). Tämä koskee meidän omaa käsittelyämme: WhatsApp-viestien sisältö kulkee Metan infrastruktuurin kautta, ja yhteystiedot ovat Metan hallussa, myös EU:n ulkopuolella. Sisällönjakeluverkko palvelee kävijöitä maailmanlaajuisilta reunapalvelimilta, ja Meta ja Google voivat käsitellä tietoja myös EU:n ulkopuolella; siirrot perustuvat Euroopan komission vakiosopimuslausekkeisiin ja palveluntarjoajien omiin siirtomekanismeihin.

Tietoturva

Liikenne on salattu (HTTPS). Tunnistetiedot ja integraatioavaimet säilytetään salattuina. Pääsy tietoihin on rajattu nimetyille henkilöille ja pääsyt lokitetaan. Viis-palvelussa vain vahvistetut puhelinnumerot voivat käyttää assistenttia. Palvelu ei poista tietoja eikä tee muutoksia omin päin: jokainen kirjanpitoon kohdistuva toimi vaatii käyttäjän nimenomaisen vahvistuksen.

Oikeutesi

Sinulla on oikeus saada pääsy itseäsi koskeviin tietoihin, pyytää niiden oikaisua tai poistoa, rajoittaa tai vastustaa käsittelyä sekä saada tiedot siirrettävässä muodossa. Pyynnöt: contact@getviis.com. Vastaamme kuukauden kuluessa. Jos olet asiakasyrityksen työntekijä ja pyyntö koskee Viis-palvelun käyttöä, ohjaamme pyynnön työnantajallesi, joka on kyseisten tietojen rekisterinpitäjä.

Voit tehdä valituksen valvontaviranomaiselle: Tietosuojavaltuutetun toimisto, tietosuoja.fi.

Tietojen poistaminen

Voit pyytää tietojesi poistamista milloin tahansa lähettämällä sähköpostia osoitteeseen contact@getviis.com, otsikolla “Tietojen poisto”. Kerro viestissä, mitä tietoja pyyntö koskee (esimerkiksi pilottilomakkeella antamasi yhteystiedot). Vahvistamme poiston kuukauden kuluessa.

Demokeskustelu tallennetaan ilman tunnistetietoja, joten sitä ei voi jäljittää sinuun eikä poistaa yksilöitynä. Viis-palvelun asiakasyritysten osalta poistopyynnöt osoitetaan työnantajallesi, joka on kyseisten tietojen rekisterinpitäjä; tapahtumaloki on lisäyspohjainen, ja poisto toteutetaan korvaamalla merkinnän sisältö poistomerkinnällä ja pseudonymisoimalla tunnisteet.

Privacy notice (English)

Controller: KKG Fagerholm Oy (“KKG Consulting”), business ID 3466687-1, Mäkitie 5, 68580 Luoto / Larsmo. Contact: contact@getviis.com.

The demo. The demo on the front page uses a made-up sample company. Messages you type are passed through our server to Google’s Gemini model to produce a reply. We store the whole conversation, your messages and the demo’s replies, so we can see which features people want. The messages of one demo conversation are grouped by a random identifier generated in your browser, which changes when you start over and is gone when you close the tab. No IP address, name or anything else that would link the conversation to you is stored with it. A temporary salted hash of your IP address is used only for rate limiting, for at most a day. The demo has no connection to any real accounting system. Please do not enter confidential information.

What we process. The sign-up form collects your name, company, work email, WhatsApp number, current accounting system, how many people would use it and which feature you want first; it is emailed to us and stored in the site database so a request cannot be lost to a failed email, and is used only to set you up and contact you about Viis (GDPR art. 6(1)(b) and (f)). Standard server logs (IP address, timestamp, requested page, browser signature) are kept 90 days for security and operations, both at the origin server and at the CDN edge (Bunny CDN) that serves the site to visitors. The site uses Google Analytics via Google Tag Manager to count visits. Google’s analytics load only after you accept them in the cookie banner; if you decline, nothing is loaded from Google and no analytics cookies are set. Your choice is kept in a first-party cookie for 180 days and can be changed via the Cookie settings link in the footer. No marketing cookies are used and fonts are self-hosted.

Viis service. When a company adopts Viis, the service processes users’ phone numbers, WhatsApp message content and data retrieved from the company’s accounting system. For that processing the customer company is the controller and KKG Fagerholm Oy is the processor, governed by a separate data processing agreement. Every action is written to a tamper-evident audit log.

Retention. Enquiries at most 12 months; server logs 90 days; action-bearing service records 6 years; the log is append-only, and erasure is performed by overwriting the record’s content with an erasure marker and pseudonymising identifiers, so the log’s integrity chain survives but the personal data does not.

Processors and sub-processors: Meta Platforms Ireland (WhatsApp Business Platform), Google (Gemini language model for the demo and the service, Google Workspace for our email including form submissions, and, only with your consent, Tag Manager and Analytics), one.com Group AB (WP.one website hosting on Automattic’s WP Cloud platform, EU), BunnyWay d.o.o. (Bunny CDN in front of the site), Vercel Inc. (the Viis service’s application platform, EU region, Stockholm) and Supabase (the Viis service’s database, AWS eu-north-1, Stockholm). The website runs in the EU (Finland) and the Viis service’s application and database in the EU (Stockholm). That covers our own processing: the content of WhatsApp messages travels through Meta’s infrastructure, and contact details are held by Meta, including outside the EU. The CDN serves visitors from a worldwide edge network, and transfers outside the EU by Meta and Google rely on the European Commission’s standard contractual clauses.

Data deletion. To request deletion of your data, email contact@getviis.com with the subject “Data deletion”, saying which data the request concerns (for example the contact details you gave on the pilot form). We confirm within one month. A demo conversation is stored without any identifier that points to a person, so it cannot be traced to you or deleted individually. For Viis customer companies, deletion requests go to your employer as controller; the audit log is append-only, and erasure is performed by overwriting the record’s content and pseudonymising identifiers.

Your rights. Access, rectification, erasure, restriction, objection and portability — contact contact@getviis.com. You may lodge a complaint with the Office of the Data Protection Ombudsman, Finland (tietosuoja.fi).